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由于工作模式、技術手段、工作習慣等多重因素的制約，如今，很多出版社仍采用傳統“紙稿加工”的工作模式，存在很多亟須解決的問題：整體流程上，圖書生產過程涉及大量人工抄謄環節和核紅內容，重復勞動多、流轉效率低;生產協作上，管理者不能及時獲知生產進度，編校人員不能隨時了解他人工作進展，相互間無法進行高效協同。尤其是新冠疫情發生以來，線上辦公需求大大增加，這對依賴于線下集中辦公才能保證的出版效率、出版周期帶來了極大挑戰。

傳統稿件的編輯加工、校對都是在紙樣上進行的。書稿編校過程中很重要的一點是“核紅”。“核紅”主要指的是人工“校異同”，用于核對、校正校樣中是否存在未改或錯改的內容。編審流程中，一、二、三審及作者確認要求用不同顏色的筆進行標注，幾個環節積累的不同審次的筆跡混在一起難以辨認，人工核紅的工作量大、工作內容繁瑣、流轉周期也比較長。

通過協同編纂系統實現編輯流程“無紙化”，編輯人員通過軟件就可以“自行修改”發現的錯誤，自己保證了內容的正確性，再通過技術手段無損地帶入到排版軟件里，無需后續環節再安排他人進行核對。這相當于省略了“校異同”環節，有效減少、甚至消滅了人工核紅的工作量。由此，系統幫助編校人員從復雜繁瑣的工作中解放出來，讓他們更加關注內容本身的專業性錯誤，將精力放在更有價值的“校是非”環節。系統在保證出版物質量的同時，還極大的提高了出版效率、縮短了出版周期。

東北財經大學出版社從2015年即開始嘗試優化編校流程，由編輯人員自己修改稿件錯誤、不再交由排版人員抄謄。近年來，逐步在全社普及了基于“方正協同編纂系統”的數字化生產方式，整個圖書出版流程所涉及的全部工作人員（包括社長、總編等領導）除了在必要的個別與印制相關的環節保留紙稿操作之外，其他工作均在電腦上操作——

東北財經大學出版社采用數字化的出版新流程后，圖書生產周期與之前相比，出版周期縮短了1/3的時間，同時，內部質檢部門核驗的圖書差錯率平均降低了萬分之0.3。

協同編纂系統支持“多人協同”進行稿件審核，工作參與者可以及時快速了解前序環節的處理意見和審核信息，降低溝通成本。各個角色的人員，無論身在何處都無需來回郵寄紙稿，只要有網絡，人人都可以通過平臺查詢、編輯、流轉與本人相關的任務，相互間的協同和交流更方便，實現了“人在家中坐，工作任流轉”的遠程辦公、協同交流的工作狀態。

在本次新冠疫情期間，位于湖北省武漢市的華中科技大學出版社的工作開展受到很大影響，編輯人員很多時候無法到社里辦公。協同編纂系統的采用，解決了華科社的燃眉之急，編、校、排人員通過系統以數字化的方式進行遠程工作，保障了在編圖書的按期出版。

編輯人員使用系統提供的系列工具即可由系統智能化地對編審過程進行記錄，可以將稿件內容的變化、版本的發展過程、稿件的流轉步驟等數據和信息進行自動采集，這就擺脫了傳統意義上的意見填寫、總結填報等煩瑣程序，解放了生產力。

系統在采集的基礎上進行數據分析和匯總，形成各類報表和各維度的統計分析結果，從而給領導的管理決策及編輯自身工作的開展提供依據，使得出版社的領導及管理部門能夠實時掌握選題的編審進展和中間發現的問題。

協同編纂系統支持對生產任務信息、過程版本數據進行數字化存儲和管理，成為銜接稿件編審、排版服務、內容校對、成品付型等專業化服務的橋梁，支持各模塊之間的無縫銜接。

系統支持開放的數據和技術接口交換體系，支持與ERP系統、資源管理系統的銜接，有助于打破各系統間出版數據互不聯通的頑疾。

中國電力出版社全面打通了協同編纂系統與ERP系統、印制系統、資源管理系統之間的數據流和信息流，在圖書生產的全過程中形成了可動態流轉的生產數據，通過系統集成融合了幾個系統的專業功能，形成了一體化的圖書出版整體解決方案。

打通數據流和信息流